上手な「報・連・相」とはどのようなものか？

報連相が上手にできれば仕事ができる人になる

仕事で重要なこと、基本的なこととしてよく言われることに、「報・連・相」がありますね。

報告・連絡・相談の頭文字を取って報連相ですが、これは仕事を円滑に進めるためには、とても重要なことです。

私たちはお互いが協力し合って物事に取り組むわけですし、自分一人で仕事ができるということはありませんので、たとえ個人経営の仕事等であっても、報連相は必要になります。

報連相までは必要ない、という方もいるかもしれませんが、コミュニケーションをとる必要は絶対にありますよね。

ですから、報連相の重要性というものは、どんな場面でも必要なものだと考えるべきだと思います。

そして、この報連相ですが、仕事ができるできないに直結していると言ってよいでしょう。

仕事ができる人というのは、報連相も分かりやすく、タイミングも完璧というときに行うことができますが、仕事ができない人というのは、報連相が何を言っているのかわからない、ということが多いのです。

逆に少々仕事が雑であったりしても、報連相がしっかりとできていれば、仕事がある程度できると認識されるようです。

要領が良いと言われるような人は、実は報連相が上手でそれ以外はそれほどでもない、という場合があります。

仕事をおろそかにして、報連相だけをしっかりと行えばよい、というわけではもちろんありませんが、仕事をしっかりと行っているにも関わらず、報連相で損をするというのも避けたいことですよね。

しかし、報連相については、何をすればよいのか、ということがあまり教えられないというのも現実です。

ですから、上手下手が個人に任されてしまっているのですね。

報連相を上手に行うためには

それでは、報連相を上手に行うにはどのようにすればよいのでしょうか？

報連相が下手と言われる人の共通点のようなものを知らなければ、なぜ自分の報連相が伝わらないのか、ということが分かりません。

ですから、これは避けるべきということをまずは考えてみたいと思います。

一番避けなければならないことは、事実や結果を話すときに、自分の感情を一緒に話さないということです。

報連相が一番求められる時というのは、やはり何かトラブルがあった時ですよね。

そのトラブルが起きた時には、報連相を行わないで自分だけで対処しようとすることは絶対に避けなければならないのですが、同時に避けなければならないことは、分かりづらい報連相をしない、ということです。

トラブルに対処するためには、報連相をする相手はできるだけ早く対応をしなければならず、そのためには報連相も分かりやすく、迅速にされる必要があります。

そこで分かりづらい報連相が来ると、さらに報連相をすべき相手の気分を害してしまうことになるでしょう。

しかしながら、トラブルを伝えるときには、どうしても自分は悪くないとか、できるだけ自分の責任を軽くしたい、というような意識が働いてしまうものです。

そうして言い訳のような言葉が、報連相の中に入ってしまうことで、その報連相が分かりづらいものになってしまいます。

例えば、発注したものが誤発注とわかった場合などを考えるとわかると思います。

「実は発注した型番が間違っていたようで、納期が間に合わないかもしれません。しっかりと確認をしたつもりなのですが。納期に間に合わせるためには、担当する人の人数を増やさなければならないかもしれません。申し訳ございません。」

このような報連相は、少々長くて分かりづらい内容だと言われます。

それは個人の感想のようなものが所々に混ざっているからです。

しっかりと確認をしたつもりなのですが。

納期に間に合わせるためには、担当する人の人数を増やさなければならないかもしれません。

この部分は自分の感想を述べているようなものなので、これが間に挟まることで事実やトラブルの内容が分かりづらくなってしまうことがあるのです。

報連相で求められることは、結果や事実だけだということを頭のどこかに入れておくことが重要です。

上司が知りたいことは、トラブルはいったい何なのか、ということであり、それを知ったうえで適切な対応を選択していくのですが、そのトラブルの内容がしっかりと伝わらないと、対処も間違ったものになってしまう可能性があり、さらにトラブルが上乗せされると最悪の状況を作り出してしまいます。

重要なことは、結果を伝え、理由を話し、意見を言うという一連の流れで話すことです。

この３つを意識することで、報連相の内容がシンプルになり、伝わりやすくなります。

「来週納品予定の商品にトラブルがありました。発注すべき商品の型番が間違っていたようです。申し訳ございません。」

非常にシンプルで分かりやすくないでしょうか？

報連相すべき内容をしっかりと把握していない

そして、報連相が伝わらないのは、伝えるべき内容をしっかりと理解していない、ということがあります。

理解していないことを説明しようとすると、どうしても説明がシンプルではなくなります。

理解していないのですから、どこをそぎ落とせばよいのかわからないから、シンプルにすることができないわけです。

そこで、先ほどの結果、理由、意見という流れで伝えるべきことを、まずは自分で整理してみることで、内容を理解しやすくなります。

理解できたらそれを報連相することで、シンプルな内容を伝えることができるわけです。

まとめ

報連相を上手に行うためには、何を伝えるべきなのか、ということをまずは把握することです。

それは結果であり理由であり意見ですね。

伝えるべきことは３つしかなくて、そこには言い訳のようなものは入れる必要はありません。

意見と言っても、「申し訳ございません」という謝罪をいうだけのことであり、それ以上の意見は必要ありません。

意見は求められたときに話せばよいだけですので、報連相を行うときはシンプルで分かりやすく事実を伝えるということを忘れないようにしてください。